5 Błędów nowego Project Managera

Zarządzanie projektami to niezwykle szeroka dziedzina. Właściwie każda branża posiada swoją specyfikę, której próżno szukać gdzie indziej. Możemy co prawda zidentyfikować pewne uniwersalne wartości i akcje, które wykonuje Project Manager – jednak i na ten temat powstały setki tysięcy książek, publikacji, artykułów czy felietonów. O ile praktyk dobrych i neutralnych jest mnóstwo (i każda z nich może w różnej sytuacji przynieść pozytywny skutek), o tyle da się wyróżnić pewne podstawowe błędy, których lepiej unikać niezależnie od specyfiki projektu. W tym artykule postaram się przejść przez listę pięciu moim zdaniem najbardziej szkodzących projektowi błędów, które popełnić może nowy Project Manager (zarówno niedoświadczony, jak i z długim stażem). Skupiam się oczywiście na branży IT.

 

Błąd #1 – Ja wiem najlepiej

Niejednokrotnie kandydaci na Project Managera muszą w procesie rekrutacji wykazać się solidnym doświadczeniem, wiedzą i udokumentowanym stażem na stanowiskach w podobnej lub tej samej branży. Dodajmy do tego posiadane certyfikaty i referencje oraz możliwą konkurencję i okazuje się, że po pomyślnym przejściu rekrutacji kandydat nie tylko może, ale wręcz powinien poczuć solidny przypływ pewności siebie.

Problem pojawia się jednak, gdy wykorzystamy go w sposób nieprawidłowy. Nowy, pewny siebie i przekonany o swoich wysokich umiejętnościach menedżer przychodzi do zespołu projektowego i od razu robi przemeblowanie. Niejednokrotnie doprowadza do kompletnej zmiany sposobu pracy, raportowania czy harmonogramu. Pełen pasji i świeżej energii zapomina przy tym o jednym podstawowym fakcie – zespół i najbliższe otoczenie projektu było tu znacznie wcześniej, niż on.

Osobiście jako menedżer w IT jestem dużym przeciwnikiem podejmowania doniosłych decyzji na starcie projektu. O wiele bliższy jest mi dialog z zespołem i ludźmi przebywającymi blisko projektu. Nie lubię podejmować pochopnych i odważnych decyzji, aby na początku zrobić wrażenie „tęgiego faceta”. Zarządzanie projektami to również dziedzina miękka, w której dialog, współpraca i szacunek dla ekspertyzy współpracowników ma niejednokrotnie o wiele większe znaczenie, niż przekonanie o własnych sukcesach.

 

Błąd #2 – Niedoprecyzowane oczekiwania

Ten błąd można przypisać nie tylko nowym menedżerom, ale też pracodawcom. Skupmy się jednak na perspektywie nowego pracownika. Często radość ze zdobycia pracy i relokacji do nowej firmy przysłania racjonalne myślenie i zmniejsza wrażliwość na szczegóły. Umowy z pracownikiem podpisywane są z reguły albo tuż po informacji o pozytywnym przejściu rekrutacji, albo w ciągu pierwszych dni pracy. Połączenie tych dwóch rzeczy potrafi nieźle namieszać.

Każdy właściciel projektu / biznes powinien mieć jasno oczekiwane wymagania co do osoby nim zarządzającej. Powinny być one spisane w jasny i klarowny sposób i zawierać możliwie najwięcej szczegółów. Abstrahując już od faktu, że spisane cele dają nam więcej motywacji do ich osiągania – jest to nie tylko ułatwienie dla menedżera, ale też możliwość obrony, gdy coś pójdzie nie tak, np. jeśli pracodawca obwinia menedżera o coś, czego nie było wg umowy w jego zakresie obowiązków.

 

Błąd #3 – Chęć bycia fajnym

To trochę przeciwieństwo błędu #1 – ale, jak wiemy, ekstrema z reguły bywają złe. Mamy tu jednak trochę inny problem – o ile wcześniej nadmierna pewność siebie mogła popychać menedżera do niezbyt racjonalnych działań, o tyle silenie się na wpasowanie i bycie fajnym kierownikiem potrafi negatywnie odbić się na pozycji i szacunku pozostałych członków zespołu.

Dobry menedżer to moim zdaniem ktoś, kto jest zarazem ciekawym człowiekiem do konwersacji przy piwie czy kawie, jak i wymagającym i precyzyjnym człowiekiem z wizją. Zespół powinien jak najszybciej otrzymać jasny sygnał – lubimy się i to jest w porządku, ALE jesteśmy tu po to, aby wykonać prace projektowe i zrealizować postawione nam cele.

Cele zleca biznes, a ich realizację powierza menedżerowi – i to jego zadaniem jest stworzenie warunków, w których zostaną one zrealizowane w wyznaczonym terminie. Jakkolwiek fajnie jest czasem zlecić coś koledze, z którym dzień wcześniej piło się wódkę – w dłuższej perspektywie raczej na pewno nie wpłynie to na efektywność realizacji projektu.

Podobnie zresztą sprawa wygląda przy kontaktach z dyrekcją czy zarządem (ogólnie przełożonymi) – najpierw profesjonalizm, potem koleżeństwo. Nie spotkałem się jeszcze z przypadkiem, gdy ktoś pobierał wynagrodzenie za bycie fajnym kolegą – i jestem dość mocno przekonany, że nie spotkam się z nim nigdy.

 

Błąd #4 – Przenoszenie znanych narzędzi

Wszyscy mamy swoje przyzwyczajenia i sam dobrze wiem, jak trudno je zmienić. Nie dziwi zatem, że spora część osób chce w nowej firmie wdrożyć rozwiązania, które ułatwiały im pracę w poprzednim miejscu. Prowadzi to do wdrożeń nowych narzędzi zarządzania projektami „bo tak, bo działają” bez przyjrzenia się sprawie z bliska. A może rozwiązania, z których korzysta firma mają szczególną przewagę akurat w tej branży lub przypadku?

Dlatego też uważam, że warto rozgraniczyć rozwiązania, na których pracuje się w firmie i prywatnie. Dobry menedżer powinien wykorzystywać dobrodziejstwa technologii do zarządzania służbowymi i prywatnymi projektami, to oczywiste. Logowanie się do jednego miejsca jest fajniejsze, niż do trzech. Nie bez powodu jednak (z reguły) backlog znajduje się w JIRA, a prywatna (i służbowa) lista zadań w Wunderlist lub Trello.

Korzystanie ze specjalistycznych i charakterystycznych dla branży lub firmy rozwiązań to ekwiwalent osobnego gabinetu do pracy w domu. Czasem warto postawić jasne rozgraniczenie pomiędzy wykorzystywanymi narzędziami. Osobiście preferuję OneNote i Trello do kreowania własnych zadań (np. przypomnienia służbowe lub sprawy do wyjaśnienia) i korzystanie z firmowych rozwiązań do pracy z zespołem. Jestem daleki od usilnego wdrażania nowych systemów bez gruntownego poznania zalet i wad obecnych rozwiązań.

 

Błąd #5 – Silenie się na B2B

Na ten temat powinien powstać (i powstanie) osobny artykuł. Uważam to za jeden z większych i bardziej bezsensownych błędów, aczkolwiek warto dodać, że tyczy się on raczej osób będących na etapie czterocyfrowych miesięcznych zarobków netto. Ba, widziałem nawet umowę B2B na 5000 brutto!

Na początek zalety B2B: niski koszt dla pracodawcy, łatwe rozliczanie na podstawie wystawionej faktury, optymalna opcja przy wysokich dochodach, łatwość wzięcia dodatkowego zlecenia, odliczanie VAT-u i nowy samochód w leasing na firmę.

Teraz wady B2B: konieczność zapłacenia 23% VAT od kwoty na umowie (chyba, że zrobi to firma), konieczność odprowadzenia 19% dochodowego od pozostałej kwoty, opłata ZUS (450zł lub 1200zł) i opłata dla księgowej. Dodatkowo warto pamiętać, że spóźnisz się jeden dzień, a urząd może z radością naliczyć karę.

Umowa B2B to świetna opcja dla doświadczonych i świetnie zarabiających specjalistów, którzy mają już kilkuletnie doświadczenie. Wchodzenie w B2B we wczesnym etapie kariery robi moim zdaniem więcej złego, niż dobrego.

 

Tak oto przeszliśmy przez listę 5 błędów nowych Project Managerów. To tylko wierzchołek góry lodowej. Każdy popełnia błędy i jest to normalna część życia zawodowego, jak i prywatnego. Warto jednak pamiętać, że o wiele trudniej naprawić szkody wynikające z popełnienia błędu na początku projektu / pracy, niż te wynikłe w przyszłości.

Jeśli na początku kandydat wepchnie się w B2B za niskie jak na branżę wynagrodzenie, będzie mu o wiele trudniej dostać solidną podwyżkę w przyszłości. Podobnie, jeśli zepsute zostanie pierwsze wrażenie – o wiele trudniej będzie potem dowieść swojej wartości. Jeśli na początku wprowadzone zostaną nieskuteczne narzędzia projektowe, przy przyszłych zmianach zdanie menedżera w tym zakresie przestanie się liczyć.

Na koniec tekstu życzyłbym wszystkim czytelnikom, aby błędy popełniali tylko w takich ilościach, które umożliwią im łatwą i skuteczną naukę, aby być lepszym człowiekiem i menedżerem w przyszłości. Czasem błędu nie da się nie popełnić – i warto wyciągnąć z tego jak najwięcej cennych doświadczeń.

Tomek Opublikowane przez:

Jestem Scrum Masterem w branży e-commerce i zarządzam projektami IT dla klientów. Spełniam się też jako handlowiec i front-end developer. Zbieram zegarki, jaram się technologią i nauką (fizyka, astronomia, biologia). Potrafię uwarzyć własne piwo, zrobić sesję zdjęciową i tworzyć muzykę. Prowadziłem kiedyś bloga lifestylowego. Potem przestałem, żeby zacząć zarabiać pieniądze. Spełniłem swój cel i wracam do pisania.